KUmpulan Modul Akuntansi

MENGELOLA BUKU JURNAL

1. Pengertian dan Fungsi Jurnal

Jurnal berasal kata jour (bahasa Perancis) yang artinya hari. Pengertian jurnal atau buku harian adalah formulir khusus yang dipakai untuk mencatat setiap bukti transaksi yang terjadi berupa pendebitan dan pengkreditan secara kronologis (menurut urutan tanggal) beserta penjelasan yang diperlukan. Dalam praktik akuntansi jurnal adalah tempat pertama kali sebuah transaksi dicatat. Jurnal memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:

a.    Fungsi historis

artinya pencatatan dilakukan secara kronologis (urut) berdasarkan tanggal terjadinya transaksi.

b.    Fungsi mencatat

artinya semua transaksi harus dicatat dalam buku jurnal, jangan sampai ada yang tertinggal.

c.    Fungsi analisis

artinya pencatatan dalam jurnal merupakan hasil analisis transaksi berupa pendebitan dan pengkreditan akun-akun serta jumlahnya masing-masing.

d.   Fungsi instruktif

artinya catatan dalam jurnal merupakan perintah untuk mendebit dan mengkredit akun buku besar sesuai dengan catatan dalam jurnal.

e.    Fungsi informatif

artinya catatan dalam jurnal memberikan penjelasan mengenai transaksi yang terjadi.

2. Peralatan yang Dibutuhkan dalam Pengelolaan Jurnal

Dalam pengertian jurnal di atas, dapat disimpulkan bahwa kegiatan menjurnal merupakan langkah awal dalam proses akuntansi setelah adanya penerimaan/pembuatan bukti transaksi. Sebelum menjurnal ada hal-hal yang perlu kita persiapkan, antara lain :

1. Bukti transaksi yang sah sebagai sumber pencatatan
2. Buku jurnal
3. Alat tulis (bolpoint, pensil, penghapus, penggaris)
4. Alat bantu hitung (kalkulator)
5. Formulir rekapitulasi jurnal

Buku jurnal diperlukan jika kita mengerjakan jurnal secara manual karena dalam sistem yang sudah terkomputerisasi buku jurnal manual sudah tidak diperlukan. Setelah menyiapkan peralatan yang diperlukan untuk menjurnal, selanjutnya identifikasi data transaksi yang terdapat dalam bukti transaksi yang akan dicatat dalam jurnal. Disini kita harus teliti data apa saja yang akan dicatat dan tidak perlu dicatat dalam jurnal. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses mengidentifikasi data transaksi antara lain :

a.    Transaksi yang dicatat harus berurutan karena jurnal merupakan catatan harian yang bersifat kronologis.

b.    Transaksi yang dicatat harus memuat informasi yang terkandung dalam bukti transaksi. Misalnya, dalam jurnal khusus penjualan diperlukan informasi tentang syarat pembayaran, nama debitur, harga serta nomor faktur yang menjadi bukti transaksi.

c.    Transaksi yang dicatat harus tepat dan benar, baik dalam melakukan pendebitan dan  pengkreditan akan maupun jumlah rupiahnya. Karena jurnal melibatkan dua akun-akunnya.

3. Akun/Perkiraan/Rekening (Account)

Sebelum melakukan pencatatan transaksi ke dalam jurnal, alangkah lebih baiknya kita mengenal akun terlebih dahulu akun (account). Akun adalah suatu daftar untuk mencatat transaksi keuangan yang mengakibatkan perubahan pada aktiva, kewajiban ekuitas, pendapatan dan beban. Akun-akun yang terdapat dalam neraca disebut akun riil, sedangkan akun yang terdapat dalam laporan laba rugi disebut akun nominal. Untuk mempermudah dalam pencatatan sebaiknya akun disusun sedemikian rupa dan diberi nomor kode, agar lebih mudah mencari dan menempatkan akun kembali pada kolomnya.

1. Pengertian Kode Akun

Kode akun adalah pemberian tanda/nomor tertentu dengan memakai angka, huruf atau kombinasi angka dan huruf pada setiap akun.

2. Pemberian Kode Akun

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemberian kode akun, antara lain :

1.    Kode akun dibuat secara sederhana dan mudah diingat

2.    Kode akun dalam penggunaannya harus konsisten

3.    Jika ada penambahan akun baru, usahakan jangan sampai mengubah kode yang sudah ada.

3. Jenis-jenis Kode Akun

Ada empat macam kode akun, yaitu kode akun sistem numerik, sistem desimal, sistem mnemonik, dan kode kombinasi huruf dan angka.

1. Sistem Numberik

Merupakan cara pemberian kode akun dengan menggunakan nomor 0 sampai dengan Sistem ini dapat dilakukan dengan cara :

a.       Kode Nomor Berurutan

Akun diberi nomor mulai dari 1.100 atau sesuai dengan yang diinginkan. Contoh:

100 Kas

101 Kas di bank

102 Piutang usaha

b.      Kode Nomor Kelompok

Jika akun diberi kode tiga angka, maka angka pertama menunjukkan kelompok, angka kedua menunjukkan golongan, dan angka ketiga menunjukkan jenis akun. Contoh : Kas

c.       Kode Blok

Akun yang ada dikelompokkan menjadi beberapa kelompok. Contoh :

Golongan Akun

Aktiva lancar 100 – 149

Aktiva tetap 150 – 199

Utang lancar 200 – 249

Utang jangka panjang 249 – 299

2. Sistem Desimal

Dengan cara ini akun diklasifikasikan menjadi beberapa kelompok. Tiap kelompok dibagi menjadi beberapa golongan dan tidak golongan dibagi menjadi jenis-jenis akun, dimulai dari angka sampai 9. Contoh : Akun dibagi menjadi beberapa kelompok. Misalkan kelompok 0 adalah akun aktiva lancar. Tiap kelompok dibagi menjadi beberapa golongan. Misalkan golongan 01 adalah kas. Tiap golongan dibagi menjadi beberapa jenis akun. Misalkan akun 011 adalah kas di tangan,012 adalah kas on bank.

3. Sistem Mnemonik

Kode akun cara ini menggunakan huruf. Untuk menentukan huruf, tentukan huruf yang mudah dikenal, dimengerti, diingat atau diambil dari singkatan huruf awalnya.

Contoh :

1 1 1 Kelompok akun : Aktiva

Golongan akun : Aktiva

Jenis akun : Aktiva

Aktiva Lancar, kode AL

Kewajiban Jangka Panjang, kode KJP.

4. Kode Kombinasi Huruf dan Angka

Pemberian kode ini dapat dilakukan dengan memberikan kode pada kelompok dan golongan akun, sedangkan jenis akun diberikan kode angka. Contoh : Kas, Kode AL 01. Utang gaji, Kode UL 03.

4. Jenis Jurnal

Ada dua jenis jurnal digunakan, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus.

a. Jurnal Umum (General Journal)

Jurnal umum adalah formulir khusus yang dipakai untuk mencatat setiap bukti transaksi berupa pendebatan dan pengkreditan secara kronologis beserta penjelasan-penjelasan yang diperlukan dari transaksitransaksi tersebut. Bentuk Jurnal Umum :

Tanggal Akun/keterangan Ref Debit Kredit

(a) (b) (c) (d) (e) (f)

Keterangan :

(a) : Diisi tahun dan bulan transaksi

(b) : Diisi dengan tanggal transaksi

(c) : Diisi dengan akun yang akan didebit dan dikredit. Penulisan akun debit di kiri sedangkan akun kredit di bawahnya agak ke kanan sedikit.

(d) : Diisi kode akun pada saat catatan jurnal ini dipindahbukukan (diposting) ke buku besar.

(e) : Diisi dengan jumlah akun yang didebit

(f) : Diisi dengan jumlah akun yang dikredit

Kaidah/aturan pendebitan dan pengkreditan :

Jenis Akun Bertambah -  Berkurang - Saldo

Aktiva (Assets) Debit -  Kredit -  Debit

Kewajiban (Liabilities) Kredit - Debit - Kredit

Ekuitas (Equity) Kredit - Debit - Kredit

Pendapatan (Revenue) Kredit - Debit - Kredit

Beban (Expense) Debit - Kredit - Debit

Prive (Drwing) Debit - Kredit – Debit

b. Jurnal Khusus (Special Journal)

Pada perusahaan yang besar terdapat banyak sekali transaksi keuangan sehingga pencatatan dalam jurnal umum dan posting tidak mungkin dilakukan setiap terjadi transaksi. Oleh karena itu, harus dicari sistem pencatatan yang dapat menghemat waktu dan memungkinkan untuk membagi pekerjaan pembukuan agar data dikerjakan oleh beberapa orang. Salah satu cara yang digunakan dalam sistem pengelompokan ini kerap kali terjadi dalam menggunakan jurnal khusus.

Jurnal Khusus

· Digunakan untuk mencatat semua jenis transaksi.

· Bentuk buku harian dengan dua lajur.

· Posting dilakukan setiap terjadi          transaksi

· Pekerjaan pencatatan cukup dilakukan oleh satu orang

· Digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dan sering terjadi.

· Bentuk buku harian dengan banyak lajur.

· Posting dilakukan secara berkala

· Pekerjaan pencatatan dapat dilakukan beberapa orang.

Jenis-jenis Jurnal Khusus

Ada lima jenis jurnal khusus, yaitu jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum (memorial).

Jenis Pembelian (Purchases Journal)

Jurnal pembelian dipakai untuk mencatat pembelian barang dagangan secara kredit. Jurna pembelian dapat pula digunakan untuk mencatat pembelian selain barang barangan secara kredit, misalnya : perlengkapan, peralatan, kendaraan, dan lain-lain sehingga form jurnal pembelian dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Bentuk jurnal pembelian hanya untuk pembelian barang dagangan :

………………………………….
JURNAL PEMBELIAN
…………………………
						Halaman :
Tanggal		No.Bukti	Keterangan	Termin	Ref	Debet	Kredit

Jurnal Penjualan (Sales Journal)

Jurnal penjualan dipakai untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan barang dagangan secara kredit. Bentuk jurnal penjualan :

……………………
JURNAL PENJUALAN
…………………
						Halaman :
Tanggal		No.Bukti	Keterangan	Termin	Ref	Debet	Kredit

Jurnal Penerimaan Kas (Cash Receipts Journal)

Jurnal penerimaan kas dipakai untuk mencatat penerimaan kas dari segala sumber penerimaan (semua transaksi yang bersifat menambah kas). Bentuk jurnal penerimaan kas:

Tgl

No. Bukti

Keterangan

Ref

Debet

Kredit

Kas

Potongan Penjualan

Piutang Dagang

Penjualan

PPB Keluaran

Serba - Serbi

Nama Akun

Ref

Jumlah

Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payments Journal)

Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat semua pengeluaran (pembayaran) kas ke berbagai pos pengeluaran. Bentuk jurnal pengeluaran kas :

Tgl

No. Bukti

Ket

Ref

Debet

Kredit

Pembelian

Hutang

Serba-Serbi

Kas

Potongan

Nama Akun

Ref

Jumlah

Pembelian

Jurnal Umum/Memorial (General Journal)

Jurnal umum (memorial) digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat dalam keempat jurnal yang lain. Transaksi tersebut antara lain : retur pembelian dari pembelian kredit, retur penjualan dari penjualan kredit, jurnal penyesuaian, jurnal penutup, jurnal koreksi, dan jurnal pembalik. Bentuk jurnal umum (memorial) :

……………………..
JURNAL UMUM
…………………………..
				Halaman :
Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit

Kelebihan Jurnal Khusus

Beberapa kelebihan jurnal khusus, antara lain :

1.    Memungkinkan adanya pembagian tugas

Setiap jenis buku jurnal dikerjakan oleh seorang petugas. Pembagian tugas ini sudah pasti akan memperlancar jalannya pekerjaan.

2.    Menghemat, baik dalam menjurnal maupun posting.

Hal ini disebabkan karena dalam jurnal khusus, keterangan yang terperinci setiap transaksi tidak diperlukan, sedangkan posting ke dalam buku besar umum dapat di lakukan secara berkala, misal : bulanan.

3.    Mempermudah pengawasan.

Hal ini disebabkan karena jenis transaksi tertentu dicatat dalam buku jurnal tertentu pula. Untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman dalam transaksi jual beli, masing-masing pihak harus menyetujui terlebih dahulu persyaratan jual beli. Persyaratan jangka waktu pembayaran menjadi kewajiban pembeli setelah menerima barang dari penjual. Syarat pembayaran ini berlaku apabila transaksi jual beli dilakukan secara kredit.

Syarat pembayaran, antara lain :

1. n/30, artinya pembeli harus melunasi barang paling lambat 30 hari setelah tanggal faktur.
2. 2/10. n/30, artinya pembeli akan mendapatkan potongan sebesar 2% dihitung dari harga faktur, apabila membayar dalam waktu tidak melebihi 10 hari setelah tanggal faktur. Batas waktu pembayaran adalah 30 hari setelah tanggal faktur.
3. EOM (End of Month), artinya harga faktur harus dilunasi paling lambat pada akhir bulan.
4. n/10, EOM, artinya harga faktur harus dilunasi paling lambat 10 hari setelah akhir bulan tanpa mendapat potongan.
5. Babat (Trade Discount), artinya potongan yang diberikan apabila membeli dalam jumlah yang banyak.

Selain syarat pembayaran, dalam transaksi jual beli juga sering disebutkan adanya syarat penyerahan barang. Syarat penyerahan ini adalah kesepakatan antara penjua dengan pembeli yang berhubungan dengantempat barang yang akan diserahterimakan setelah terjadi kecocokan mengenai harga. Dengan kata lain, syarat penyerahan adalah perjanjian kedua belah pihak mengenai siapa yang akan menanggung biaya pengiriman barang dari gudang penjual sampai ke gudang pembeli. Syarat penyerahan barang, antara lain :

a.    Franko gudang penjual

Artinya semua ongkos pengiriman barang menjad tanggungan pihak pembeli. Dalam hal ini pencatatan transaksi dan pemindahan hak pemilikan atas barang diakui sejak dari gudang penjual.

b.    Franko gudang pembeli

Artinya semua ongkos pengiriman barang menjadi tanggungan pihak. Dalam hal ini pencatatan transaksi dan pemindahan hak pemilikan atas barang diakui sejak setelah barang diterima di gudang pembeli.

c.    CIF (Cost Insurance and Freight)

Artinya pihak penjual menanggung biaya pengiriman barang dan premi asuransi kerugian atas barang tersebut.

d.   CIFIC (Cost, insurance, Freight)

Artinya sama dengan CIF ditambah dengan tanggungan biaya komisi.

e.    Free on Board (FOB) Shipping Point

Artinya ongkos angkut dari gudang penjual dan ongkos menaikkan barang ke atas kapal menjadi tanggungan penjual, sedangkan sisanya (ongkos kapal, ongkos menurunkan dari kapal, dan ongkos angkut dari pelabuhan sampai di gudang pembeli) menjadi tanggungan pembeli.

f.     Free on Board (FOB) Destination Point

Artinya ongkos angkut dari gudang penjual, ongkos menaikkan barang ke atas kapal, ongkos kapal, ongkos menurunkan dari kapal, dan ongkos angkut dari pelabuhan sampai di gudang pembeli menjadi tanggungan penjual.

5. Rekapitulasi Jurnal

Sebelum transaksi-transaksi yang telah dicatat dalam jurnal umum maupun khusus diposting ke dalam buku besar, sebaiknya dibuat rekapitulasi terlebih dahulu. Rekapitulasi biasanya dilakukan secara teratur pada akhir periode pencatatan yang sudah dibuat (misal : tiap hari, tiap minggu, tiap akhir bulan). Rekapitulasi adalah tindakan menjumlah secara keseluruhan pada masing-masing kolom debit dan kredit dari jurnal transaksi yang sudah dibuat sebelumnya. Secara umum, fungsi dari rekapitulasi adalah untuk mempermudah Anda dalam proses pemindahbukuan. Berikut ini adalah pembahasan mengenai rekapitulasi jurnal.

 

6. Arti dan Tujuan Rekapitulasi

Setelah semua transaksi dicatat dalam jurnal khusus, langkah selanjutnya adalah memindahkan ke dalam buku besar secara berkalapada akhir bulan. Untuk memindahkan dari jurnal khusus ke dalam buku besar, sebaiknya di buatterlebih dahulu rekapitulasi. Tujuannya untuk memudahkan dan menghindari darikesalahan dalam proses pemindah bukuan tersebut.Yang dimaksud dengan pengertian rekapitulasi adalah penjumlahan secara global angka-angka dalam kolom dari masing-masing jurnal khusus serta menetapkankelompok yang di debet atau yang di kredit.

Tujuan pembuatan rekapitulasi

a.       Mempermudah pemindahbukuan dari jurnal khusus ke dalam buku besar

b.      Menentukan jumlah-jumlah yang harus diposting

c.       Menghindari kesalahan dari jumlah yang diposting

d.      Menjamin kebenaran nama akun yang diposting

Cara membuat rekapitulasi jurnal khusus

a.       Menjumlahkan nilai uang yang terdapat dalam kolom jurnal khusus

b.      Tentukan perkiraan yang di debet atau yang di kredit

c.       Memeriksa keseimbangan jumlah Debet dan Kredit dari masing-masing jurnal khusus.

Bentuk Rekapitulasi

Rekapitulasi
Debet		Kredit
No. Akun	Jumlah	No. Akun	Jumlah
Total		Total

Keterangan:

No Akun    :untuk mencatat nomor akun / perkiraan baik yang di debet atauyang di kredit. No   Akun di ambil dari kode perkiraan akun-akunbuku besar.

Jumlah        :untuk mencatat jumlah uang untuk tiap-tiap akun.

Total           :untuk mencatat perjumlahan uang dari semua akun baik debetatau kredit yang     jumlahnya harus seimbang

Rekapitulasi Pada Jurnal Khusus

a.         Jurnal pembelian, perhatikan contoh di bawah ini:

Tgl		No. Bukti	Keterangan	Ref	Pembelian	Perlengkapan	Serba-Serbi			Utang Dagang
							Perkiraan	Ref	Jumlah
2001	1	01	Toko Rifky		1.200.000	-	-			1.200.000
	2	02	Toko Hasna		-	400.000	-			400.000
	3	05	Toko Amelia		1.800.000	-	-			1.800.000
	5	06	Toko Didy		2.000.000	-	-			2.000.000
	10	07	UD. Makmur		-	-	Peralatan Toko	121	800.000	800.000
	27	09	CV. Mega		2.500.000	-	-			2.500.000
	30	10	Toko Makmur		-	500.000	-			500.000
					7.500.000	900.000			800.000	9.200.000

Debet		Kredit
No. Akun	Jumlah	No. Akun	Jumlah
511	7.500.000	211	9.200.000
115	900.000
121	800.000
Total	9.200.000	Total

b.        Jurnal Pengeluaran Kas

Untuk membuat rekapitulasi jurnal pengeluaran kas, perhatikan contohdi bawah ini :

Tgl		No. Bukti	Keterangan	Ref	Serba-Serbi	Utang Dagang	Pot. Pembelian	Kas
2001	1	470	Pembelian Tunai		1.500.000	-	-	1.500.000
	2	011	Beban Gaji		200.000	-	-	200.000
	3	002	Toko Jelita		-	2.500.000	50.000	2.450.000
	4	471	Fa. Melati		-	1.500.000	30.000	1.470.000
	5	003	Toko Sederhana		-	800.000	-	800.000
	25	004	Peralatan Toko		400.000	-	-	400.000
	30	005	Beban Iklan		100.000	-	-	100.000
					2.200.000	4.800.000	80.000	6.920.000

Rekapitulasi
Debet		Kredit
No. Akun	Jumlah	No. Akun	Jumlah
511	1.500.000	513	80.000
611	200.000	111	6.920.000
121	400.000
612	100.000
211	4.800.000
Total	7.000.000	Total	7.000.000

c.         Jurnal Penerimaan Kas.

 Penyajian rekapitulasi jurnal penerimaan kas, pada dasarnya sama yaknidengan menjumlahkan kolom dari masing-masing akun lalu dibuatkanrekapitulasinya. Untuk lebih jelasnya perhatikan cara pembuatan rekapitulasiseperti berikut ini :

Tgl		Keterangan	Ref	Kas	Potongan Penjualan	Piutang Dagang	Penjualan	Serba-Serbi
								Perkiraan	Ref	Jumlah
2001	7	Toko Andi		1.960.000	40.000	2.000.000	-
Okt	10	Penjualan Tunai		750.000	-	-	750.000
	13	CV. Rian		3.000.000	-	3.000.000	-
	15	PD. Surya		4.365.000	135.000	4.500.000	-
	20	Penjualan Tunai		500.000	-	-	500.000
	25	Penjualan Tunai		400.000	-	-	400.000
	28	Pendapatan Komisi		300.000	-	-	-	Pendapatan Komisi		300.000
		Jumlah		11.275.000	175.000	9.500.000	1.650.000			300.000

Rekapitulasi
Debet		Kredit
No. Akun	Jumlah	No. Akun	Jumlah
101	11.275.000	102	9.500.000
402	175.000	401	1.650.000
		601	300.000
Total	11.450.000	Total	11.450.000

d.        Jurnal Penjualan

Untuk membuat rekapitulasi jurnal penjualan, perhatikan contoh berikutini:

Tgl		No. Bukti	Keterangan	Ref	Syarat Pembayaran	Piutang Dagang / Penjualan
2001	1	120	Toko Cahaya		2/10 , n/30	2.500.000
	2	121	Toko Flamboyan		2/10 , n/30	1.600.000
	28	122	Toko Melati		2/10 , n/30	2.400.000
	30	123	Toko Kemuning		2/10 , n/30	3.500.000
						10.000.000

Rekapitulasi
Debet		Kredit
No. Akun	Jumlah	No. Akun	Jumlah
113	10.000.000	411	10.000.000
Total	10.000.000	Total	10.000.000

e.         Jurnal Umum

Untuk membuat rekapitulasi jurnal umum, perhatikan contoh di bawah ini:

Tgl		Keterangan	Ref	Debet	Kredit
2001	3	Utang Dagang		100.000	-
Okt		Retur Pembelian		-	100.000
	4	Retur Penjualan		150.000	-
		Piutang Dagang		-	150.000
	7	Utang Dagang		200.000	-
		Retur Pembelian		-	200.000
		Jumlah		450.000	450.000

Rekapitulasi
Debet		Kredit
No. Akun	Jumlah	No. Akun	Jumlah
212	300.000	113	150.000
412	150.000	512	300.000
Total	450.000	Total	450.000